Términos y Condiciones — Reckonnt

1. Aceptación de los Términos

Al registrarse, acceder o utilizar el software Reckonnt, incluyendo su módulo para restaurantes "Bite" (en adelante, conjuntamente, "el Servicio"), usted declara tener plena capacidad legal para contratar en nombre propio o en representación de la persona jurídica que registra, y acepta quedar vinculado por estos Términos y Condiciones. Si no está de acuerdo con alguna de las disposiciones aquí establecidas, le solicitamos abstenerse de utilizar el Servicio.

2. Descripción del Servicio

Reckonnt es un sistema de gestión administrativa y contable en la nube (SaaS) que provee herramientas integradas de:

• Facturación Electrónica: autorizada y homologada conforme a los esquemas técnicos del Servicio de Rentas Internas del Ecuador (SRI).
• Contabilidad General y ATS: generación de asientos, libro diario, libro mayor, balance de comprobación, estados financieros (PyG, Situación Financiera) y generación de Anexo Transaccional Simplificado.
• Gestión de Inventarios: productos, bodegas múltiples, transferencias y costeo por kardex promedio.
• Caja, Bancos y Tesorería: control de ingresos/egresos, conciliación bancaria y conciliación de ventas con tarjetas de crédito.
• Bite Restaurantes: módulo especializado de punto de venta (POS) para control de mesas, ambientes en tiempo real, comandas a cocina y cobro integrado.

El Servicio se presta bajo modalidad de suscripción periódica. Los planes y módulos pueden contratarse de forma flexible. Reckonnt S.A.S. se reserva el derecho de mejorar o actualizar las funcionalidades técnicas sin previo aviso, siempre manteniendo la integridad del servicio contratado.

3. Registro y Cuenta de Usuario

Para acceder al Servicio, el cliente debe registrarse proporcionando datos veraces, exactos y completos. El usuario es el único responsable de preservar el secreto y custodia de sus claves de acceso y de las operaciones realizadas por los usuarios adicionales que autorice en su cuenta. Ante cualquier sospecha de acceso no autorizado, debe notificar inmediatamente a nuestro canal de soporte.

4. Uso Aceptable y Restricciones

El usuario se compromete a hacer un uso lícito y ético del Servicio, respetando las leyes ecuatorianas. Queda terminantemente prohibido:

• Utilizar el sistema para la emisión de comprobantes fraudulentos, simulación de transacciones o cualquier maniobra de evasión fiscal.
• Intentar vulnerar los mecanismos de autenticación, seguridad o realizar ingeniería inversa sobre el código del sistema.
• Revender, sublicenciar, alquilar o ceder el acceso al software a terceros sin la previa autorización escrita de Reckonnt S.A.S.
• Cargar código malicioso, scripts automatizados no autorizados o sobrecargar la infraestructura del servicio.

5. Facturación Electrónica y Responsabilidad del Emisor

Reckonnt actúa como proveedor de sistemas informáticos de facturación electrónica, en los términos de la normativa del SRI aplicable a esta categoría de proveedores tecnológicos. En cumplimiento de la Resolución NAC-DGERCGC26-00000027 (Registro Oficial, Quinto Suplemento No. 335, de 28 de julio de 2026), Reckonnt se encuentra registrado ante el SRI como comercializador de sistemas de facturación electrónica (actividad CIIU J62021003). Como tal, el RUC de Reckonnt figurará de forma automática en la información adicional de los comprobantes electrónicos generados por usted a través del Servicio, con fines de identificación y trazabilidad ante la Administración Tributaria; es su responsabilidad como emisor mantener ese campo habilitado y no removerlo ni alterarlo manualmente.

El Servicio transmite los comprobantes electrónicos al SRI en tiempo casi real, conforme a la Resolución NAC-DGERCGC25-00000014 (vigente desde el 1 de enero de 2026). Dicha resolución restringe la posibilidad de anular comprobantes ya transmitidos, sujetando la emisión de notas de crédito por errores de facturación (distintos de operaciones con consumidor final) a los plazos y condiciones que esa norma establece; le recomendamos verificar la información del comprobante antes de emitirlo.

El Servicio está diseñado para la emisión de comprobantes electrónicos bajo el régimen general y el Régimen RIMPE Emprendedor. El Régimen RIMPE Negocio Popular puede optar, conforme a la normativa vigente, por notas de venta u otros documentos preimpresos no electrónicos; esa modalidad no está cubierta por el módulo de facturación electrónica del Servicio.

6. RRHH, Nómina y Control de Asistencia

Los módulos de recursos humanos, nómina y rol de pagos realizan cálculos automatizados (décimo tercer sueldo, décimo cuarto, fondos de reserva, utilidades, aportes patronales e individuales al IESS y retenciones judiciales) con base en los parámetros y fórmulas configurados por el usuario. El Servicio constituye una herramienta tecnológica de soporte y no reemplaza el asesoramiento profesional de un contador público o abogado laboral; es responsabilidad del cliente validar que los parámetros aplicados se ajusten a la normativa legal y convenios colectivos vigentes.

En caso de vincular dispositivos biométricos de control de asistencia (huella dactilar, biometría facial u otros), recuerde que estos datos son catalogados como datos sensibles por la LOPDP. El cliente actúa como Responsable del Tratamiento y asume la obligación de recabar la base legal correspondiente y ofrecer mecanismos alternativos no biométricos a sus dependientes.

7. Bite — Condiciones Específicas para Restaurantes

7.1 Recargo del 10% de Servicio (Propina Legal)

De conformidad con el Decreto Supremo No. 1269 de 1971 y el artículo 61 de la Ley de Turismo del Ecuador, los establecimientos gastronómicos calificados como de primera y segunda categoría turística tienen la obligación de aplicar el 10% por concepto de servicios y propinas en favor de sus trabajadores. Es deber exclusivo del cliente determinar su categorización, habilitar o deshabilitar este recargo en el sistema y asegurar su correcta distribución laboral.

7.2 Procesamiento de Pagos y Terminales (Datáfonos)

El módulo Bite registra el método de cobro (efectivo, tarjeta, transferencia) como un metadato contable de la orden. Bite no procesa, intercepta ni almacena números de tarjeta de crédito/débito ni códigos CVV. Todas las transacciones con tarjeta se procesan en los terminales o pasarelas financieras contratadas directamente por el cliente con su banco adquirente.

7.3 Facturación de Bite

Bite puede contratarse como plan independiente o como módulo adicional vinculado a la contabilidad central de Reckonnt.

8. Facturación y Pagos del Servicio

El acceso a Reckonnt se factura por adelantado según la periodicidad elegida (mensual o anual con descuento). Los precios no incluyen IVA salvo que se indique expresamente. Cualquier modificación tarifaria será notificada al correo del administrador con un mínimo de treinta (30) días de anticipación.

En caso de falta de pago a la fecha de corte, se otorgará un periodo de gracia de cinco (5) días hábiles antes de suspender temporalmente el acceso a la plataforma.

9. Propiedad Intelectual y Titularidad de los Datos

El código fuente, arquitectura, diseño visual, logotipos, documentación y algoritmos de Reckonnt son propiedad exclusiva de Reckonnt S.A.S., protegidos por el Código Orgánico de la Economía Social de los Conocimientos, Creatividad e Innovación (Código Ingenios) y tratados internacionales. Se otorga una licencia de uso limitada, revocable y no transferible para la operación del negocio.

10. Confidencialidad y Seguridad

Reckonnt mantiene estrictos deberes de confidencialidad comercial respecto a la información cargada por sus clientes. En materia de protección de datos personales, actúa como Encargado del Tratamiento según la LOPDP, aplicando medidas de cifrado, respaldos y control de acceso.

11. Limitación de Responsabilidad

Reckonnt proporciona un software como servicio orientado a facilitar la gestión empresarial. Reckonnt no garantiza que el servicio esté libre de errores imprevistos o interrupciones ajenas a su control. Salvo culpa grave o dolo fehacientemente comprobado, la responsabilidad total de Reckonnt ante el cliente estará limitada al importe efectivamente pagado por la suscripción en los últimos tres (3) meses inmediatamente anteriores al hecho que origine la reclamación.

12. Caso Fortuito y Fuerza Mayor

Reckonnt no incurrirá en responsabilidad por interrupciones o retrasos originados por causas fuera de su control razonable, tales como caídas del web service de recepción del SRI, fallas en la red eléctrica nacional, interrupciones generales de telecomunicaciones, ataques cibernéticos a gran escala o desastres naturales.

13. Terminación y Rescisión del Servicio

El cliente puede solicitar la cancelación de su suscripción en cualquier momento con al menos treinta (30) días de antelación. Tras la terminación, se habilitará un periodo de gracia de treinta (30) días para la descarga y exportación completa de sus reportes, comprobantes y bases de datos en formatos estándar (Excel, PDF, XML).

14. Modificaciones a los Términos

Reckonnt podrá actualizar estos Términos y Condiciones para adecuarlos a nuevas exigencias normativas o mejoras del software. Las modificaciones relevantes serán publicadas en esta página y notificadas vía correo electrónico con al menos quince (15) días de antelación a su entrada en vigencia.

15. Validez de la Aceptación Electrónica

De conformidad con la Ley de Comercio Electrónico, Firmas Electrónicas y Mensajes de Datos del Ecuador, la aceptación electrónica de estos términos (mediante registro, marcación de casilla o uso continuado del software) posee plena validez y fuerza vinculante idéntica a una firma manuscrita.

16. Ley Aplicable y Solución de Controversias

Estos Términos se rigen e interpretan conforme a las leyes de la República del Ecuador. Para cualquier controversia derivada del presente contrato que no pueda resolverse de mutuo acuerdo, las partes renuncian fuero y se someten a los jueces y tribunales competentes del cantón Quito, provincia de Pichincha.